Sicherheitskonzepte
Bei der Organisation und Planung von Veranstaltungen entstehen viele Schnittstellen, zum Beispiel zwischen Veranstalter, Behörden, Kreativteams, Technikdienstleistern, Caterer, Logistik und weiteren Gewerken, die zum Gesamterfolg der Veranstaltung beitragen.
An Schnittstellen besteht immer die Gefahr von Missverständnissen, besonders dann, wenn Verantwortlichkeiten nicht geklärt sind und die Zuständigkeiten nicht definiert wurden. Wo Missverständnisse auftreten, steigt die Gefahr für unerwartete Ereignisse, die in letzter Folge zu einem Unfall führen können.
Ein Sicherheitskonzept soll verhindern, dass unerwartete Ereignisse eintreten, um für die wahrscheinlichsten Eventualitäten vorbereitet zu sein. Das Sicherheitskonzept gibt außerdem Kommunikationsrichtlinien vor und schreibt Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten fest, die allen Beteiligten Klarheit über die Gesamtorganisationsstruktur verschaffen, um Missverständnisse zu verhindern.
In einem solchen Konzept sind beispielsweise folgende Inhalte verankert:
- Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
- Organigramme und Kommunikationsanweisungen
- Begriffsdefinitionen und Nomenklaturen
- Zusammenfassung der Maßnahmen aus den Gefährdungsbeurteilungen
- Szenarienbetrachtungen und Notfallmaßnahmen
- öffentliche Informationskampagne für Besuchende
Organisation und Planung
Wenn viele Menschen unterschiedlicher Gewerke zusammenarbeiten, ist Kommunikation und Planung von besonderer Bedeutung.
Aufgrund der vielen Anforderungen, Wünsche, Ideen und Ziele einzelner Gewerke kommt es schnell zu Missverständnissen. Nicht zuletzt kommen die Befindlichkeiten und teilweise mangelndes Verständnis, welchen Beitrag andere zur Gesamtproduktion beitragen, zusammen und machen Projektmanagement wichtiger denn je.
Die Sicherheit von Veranstaltungen fängt bei frühzeitiger und guter Kommunikation an, um frühstmöglich alle Stakeholder mit den spezifischen Anforderungen an Besuchersicherheit, Arbeitsschutz und Brandschutz vertraut zu machen. Frühzeitige Einbeziehung des Sicherheitsaspekts in das Projektmanagement sorgt für reibungslosere Abläufe und eine erhöhte Kooperation zwischen den Gewerken.
Im Idealfall sitzen alle Gewerke vor der Veranstaltung mindestens einmal gemeinsam am Tisch, um sich auszutauschen, die eigenen Bedürnisse und ggf. Befürchtungen auszutauschen, um konstruktiv in den Prozess der Veranstaltungsvorbereitung und -durchführung zu starten.
(Rechts)Sicherheit durch klare Strukturen
Um sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten ihrer Verantwortung bewusst sind, sollten vor jeder Produktion Schlüsselpositionen definiert, entsprechende Personen benannt und ganz besonders auch alle Mitwirkenden über die Festlegungen informiert werden.
Im Idealfall lässt sich für jede mitwirkende Person in einem Organigramm die Entscheidungsstruktur nachvollziehen, um Ansprechpartner ausfindig machen zu können und um Informationen an die richtigen Stellen weiterleiten zu können.
Die Festlegung von Weisungsbefugnissen sowie eine Definition und Dokumentation der verantwortlichen Personen sorgt für die nötige organisatorische Struktur, wie sie beispielsweise in DGUV Information 215-310 gefordert wird.
Die Besetzung von Schlüsselpositionen mit qualifizierten und geeigneten Personen sorgt nicht zuletzt für Rechtssicherheit, um der Verantwortung gegenüber Besuchenden der Produktion sowie den Verpflichtungen aus Sicht des Arbeitsschutzes für alle Beteiligten gerecht zu werden.
Im Detail fordert die Versammlungsstättenverordnung die Bestellung einer Veranstaltungsleitung sowie einer Verantwortlichen Person für Veranstaltungstechnik (vgl. §§38 – 40 MVStättVO) und stellt diverse weitere Anforderungen an Brandschutz und Besuchendensicherheit.
Für den Gesundheitsschutz von Mitarbeitenden wird in multiplen Vorschriften und Gesetzen der Arbeitgeber zur Ergreifung von Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit aller Mitwirkenden verpflichtet. (vgl. u.a. ArbSchG, DGUV Vorschrift 1). Im Falle von Veranstaltungen und Produktionen mit vielen Gewerken, Angestellten, gemischt mit Freiberuflern, ist die Zuständigkeit nicht immer unmittelbar durchschaubar.
Bei Fragen zur Personalauswahl, zur rechtssicheren Delegation von Aufgaben, bei der Fort- und Weiterbildung von Personal sowie bei organisatorischen Aufgaben rund um Ihre Produktion stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Informationen und Kommunikation
Das beste Sicherheitskonzept ist nur wenig Wert, wenn die Personen, auf die es Einfluss hat, davon nicht erfahren.
Das gilt für Mitarbeitende, Entscheidungsträger und Besuchende gleichermaßen.
Mitarbeitenden und Akteuren sollten diese Informationen in Form von Betriebsanweisungen und Sicherheitsunterweisungen verfügbar gemacht werden. Lesen Sie hierzu mehr in unserem Abschnitt zum Thema Arbeits- und Gesundheitsschutz.
Informationskampagnen
Besuchende Ihrer Veranstaltung oder Produktion, besonders wenn es sich um viele Menschen gleichzeitig handelt, können auf diese Weise nicht ins Sicherheitskonzept eingebunden werden. Wenngleich es Ihre Aufgabe als Veranstalter oder Betreiber ist, die Sicherheit für Ihre Besuchenden zu gewährleisten, trägt ein großer Teil zur Sicherheit bei, wenn Sie Ihre Gäste befähigen, sich selbst zu helfen.
Gezielte Informationskampagnen mit Informationen zum Veranstaltungsablauf helfen nicht nur einem reibungsloseren Ablauf z.B. für An- und Abreise oder zum Thema Parkmöglichkeiten und Marketing. Es kann auch einen erheblichen Beitrag zur Gesamtsicherheit beitragen, wenn Ihre Besuchenden bereits vor Beginn der Veranstaltung über die wichtigsten Informationen verfügen oder sich während der Veranstaltung informieren können.
Diese lassen sich in vielen Formen verbreiten und werden im Idealfall elegant in den Veranstaltungsablauf integriert, um Ihren Gästen ein sicheres und gutes Gefühl zu geben.